Giao tiếp là một chu trình khép kín được diễn ra thông qua
các hoạt động do các chủ thể tạo nên và các tác động khác do khách quan mang lại.
Quá trình giao tiếp được thực hiện bởi các yếu tố cấu thành
sau đây:
Thông điệp
Thông điệp là các nội dung giao tiếp được thể hiện qua hình
thức nói, viết hoặc các hình thức khác. Thông điệp bị chi phối bởi phong cách
giao tiếp riêng của người truyền đạt, bởi tính căn cứ của lý luận và bởi nội
dung cần giao tiếp.
Thông điệp luôn chứa dựng yếu tố trí tuệ và yếu tố tình cảm
của người phát. Yếu tố trí tuệ tạo ra tính hợp lý của thông điệp. Yếu tố tình cảm
tạo sức cuốn hút. Tùy theo mức độ, hai yếu tố trên sẽ thuyết phục được người
nghe thay đổi suy nghĩ, thái độ, hành động.
Mã hoá - Giải mã: Mã hoá và giải mã thực chất là những quy ước
thống nhất của ngôn ngữ giữa các chủ thể về nội dung thông tin trong quá nành
truyền tin. Để giao tiếp có hiệu quả các chủ thể tham gia giao tiếp phải có
cùng một bộ mã.
Mã hoá là nhiệm vụ của người truyền tin: Căn cứ vào kênh
thông tin đã chọn và khả năng tiếp nhận của người nhận tin, người truyền tin phải
chuyển nội dung thông tin vào mã (mã hoá) theo quy ước của ngôn ngữ (chữ viết,
lời nói và hành động, cử chỉ...).
Giải mã là trách nhiệm của người nhận tin: Việc tiếp thu nội
dung thông tin có kịp thời, chính xác hay không là tuỳ thuộc vào năng lực giải
mã của người nhận tin.
Người gửi thông điệp
Người gửi thông điệp là chủ thể của quá trình giao tiếp, đồng
thời là khách thể tiếp nhận thông tin phản hồi. Để trở thành người giao tiếp tốt
cần có rất nhiều yếu tố, trong đó tự tin là một trong những yếu tố quan trọng.
Người tự tin cần thể hiện những hiểu biết của mình về nội dung thông điệp, về bối
cảnh truyền đạt thông điệp và cả những hiểu biết về người tiếp nhận thông điệp
của mình. Việc không hiểu người mà mình truyền đạt thông điệp tới sẽ có thể dẫn
đến thông điệp bị hiểu sai.
Người nhận thông điệp
Người nhận thông điệp là khách thể tiếp nhận thông điệp, là
chủ thể của quá trình phản hồi lại những thông điệp đã được tiếp nhận. Sự phản
hồi này có thể bằng lời hay bằng những hình thức khác. Đây cũng là cơ sở để
đánh giá mức độ hiểu thông điệp của người tiếp nhận.
Việc hiểu thông điệp chịu ảnh hưởng bởi yếu tố tâm lý cũng
như yếu tố bên ngoài. Do vậy, để thành công trong giao tiếp, người phát tin cần
nghiên cứu những yếu tố này và có hành động phù hợp.
Kênh giao tiếp
Kênh là hình thức chuyển tải thông điệp trong giao tiếp.
Khi giao tiếp, thông điệp đã mã hóa được chuyển tải qua một
kênh hay nhiều kênh. Các kênh khác nhau đòi hỏi những phương pháp phát triển ý
tưởng khác nhau, vì thế, người phát tin nên kĩ càng trong việc lựa chọn kênh
cho cuộc giao tiếp, giống như họ tiến hành việc lựa chọn các kí hiệu để dùng.
Người truyền tin phải căn cứ vào tính chất, nội dung thông
tin; địa vị, năng lực tiếp thu thông tin của người nhận tin và các yếu tố môi
trường để lựa chọn kênh thông tin phù hợp.
Có hai kênh giao tiếp chính:
Kênh giao tiếp chính
thức: Là những thông điệp được truyền từ cấp trên xuống cấp dưới nhằm hướng
dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi,... hoặc từ cấp dưới lên
cấp trên: Như báo cáo, đề nghị, tờ trình... hoặc giữa các đồng nghiệp. Các chức
năng của kênh giao tiếp không chính thức: Xác nhận thông tin, mở rộng thông
tin, lan truyền thông tin, phủ nhận thông tin, bổ sung thông tin.
Kênh giao tiếp không
chính thức: Là việc giao tiếp không chính thống, không ràng buộc giữa người
gửi và người nhận thông điệp. Kênh giao tiếp không chính thức được sử dụng vào
việc: Xác nhận thông tin, mở rộng thông tin, lan truyền thông tin, phủ nhận
thông tin hoặc bổ sung thông tin... như các tin đồn, dư luận, tin “vỉa hè”...
Kênh thông tin bao gồm các phương tiện sau đây: ngôn ngữ viết,
ngôn ngữ nói, ngôn ngữ biểu cảm (Cử chỉ, điệu bộ, âm thanh, ánh sáng, nét mặt,
sơ đồ, biểu bảng, tranh vẽ, mùi vị, màu sắc...).
Một vài lưu ý khi lựa chọn kênh giao tiếp: Phải đảm bảo tiện
lợi, có khả năng khai thác tốt nhất thông tin phản hồi, hạn chế tối đa yếu tố
gây nhiễu (tiếng ồn, ánh sáng,...), tìm hiểu kỹ số lượng, tập quán, năng lực,
tâm lý người tiếp nhận, các yếu tố khác (chi phí, thời điểm, thời gian, khoảng
cách giao tiếp...).
Phản hồi
Khi tiếp nhận thông tin, người nhận tin luôn phải thể hiện
thái độ, tình cảm, quan điểm của mình trước nội dung thông tin mà mình nhận được.
Việc truyền thông tin phản hồi cũng cần được sử dụng như việc truyền thông tin
đến (chọn kênh thông tin, mã hoá và truyền tin) nhưng theo quy trình ngược lại.
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình
thức khác đối với thông điệp của bạn.
Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ
ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn
hay không.
Môi trường
Giao tiếp luôn tồn tại trong một bối cảnh, một môi trường
nào đó. Môi trường giao tiếp bao gồm các yếu tố: không gian, thời gian, không
khí, ánh sáng, màu sắc, mùi vị, âm thanh, thời tiết, sự sắp đặt... Hoạt động
giao tiếp không thể tách rời yếu tố môi trường. Do đó các chủ thề tham gia giao
tiếp cần khai thác tối đa thế mạnh và khắc phục yếu tố gây nhiễu của môi trường.
Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối
cảnh. Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa
(ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, v.v...).
Nhiễu là bất kì một trở ngại bên trong hoặc bên ngoài nào
trong quá trình giao tiếp. Nhiễu có thể do các nhân tố của môi trường, sự suy yếu
của thể chất, những vấn đề về ngữ nghĩa, những vấn đề về cú pháp, ngôn từ, sự lộn
xộn trong cách sắp đặt, tiếng ồn xã hội và những vấn đề tâm lí gây nên.